Erfolgsgeschichten
Einführung einer Zeiterfassung
Andi* führte die Arbeitszeitkontrolle auf einem physischen Stundenzettel. Jeder seiner Mitarbeitenden füllte wöchentlich einen Zeitrapport von Hand aus. Die Zeiten liessen sich weder auswerten noch konnten systematische Zuschläge, Sollzeiten oder Regeln hinterlegt werden. Zusätzlich gab es im Unternehmen von Andi* keine Richtlinien zur Zeiterfassung. Immer wieder kamen Fragen zur Erfassung von Ferien, Abwesenheiten oder Teilzeitarbeit auf.
Wir von MH Personal & Payroll GmbH haben die Firma von Andi* bei der Einführung einer elektronischen Arbeitszeitkontrolle begleitet. Dieser Prozess ging von der Ausarbeitung des Anforderungskatalogs über die Auswahl des richtigen Softwareanbieters bis hin zur Aufsetzung des Systems und Schulung der Mitarbeitenden sowie Führungskräfte. Ausserdem haben wir mit der Geschäftsleitung ein gültiges Zeiterfassungsreglement gestaltet und die Prozesse definiert.
Fazit: Die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten ist bis auf Ausnahmen (z.B. höhere leitende Angestellte) in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben. Wird dies nicht eingehalten, kann der Mitarbeitende mit Vorlegen einer plausiblen Auflistung seiner Arbeitsstunden die damit verbundenen Rechte einfordern. Dies bis 5 Jahre zurück. Darum empfehlen wir eine elektronische Arbeitszeitkontrolle und ein damit verbundenes Zeiterfassungsreglement.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Unruhe im Team
In Andi*s Unternehmen war die Stimmung getrübt. Die Kommunikation in den Teams und auch Teamübergreifend schwierig. Darunter litt die Zusammenarbeit und es passierten immer wieder Fehler. Für diese Fehler wurden Schuldige gesucht, statt zu analysieren und zu verbessern. Die Fluktuation wurde immer höher. Immer wieder gingen Mitarbeitende, weil sie sich im Unternehmen nichtmehr wohl fühlten.
Zusammen mit Andi* haben wir von MH Personal & Payroll GmbH eine Teamentwicklung durchgeführt. Wir haben alle an einen Tisch zum Dialog gebeten. Dabei ging es darum, dass jedes Teammitglied seine Situation schildern durfte. Wichtig war dabei auf Schuldzuweisungen zu verzichten. Wir haben gemeinsam einen Verhaltenscodex aufgestellt, welcher beim täglichen Zusammenarbeiten helfen soll Missverständnisse und unschöne Situationen zu vermeiden. Die Stimmung im Team sowie die Zusammenarbeit wurde unmittelbar und rasch verbessert, weil sich die Mitarbeitenden abgeholt fühlten.
Fazit: Unstimmigkeiten müssen offen angesprochen werden, um eine Verbesserung erzielen zu können. Jeder darf eine Stimme haben ohne Schuldzuweisungen zu machen. Eine Moderation durch neutrale Fachpersonen macht Sinn, um Emotionen zu neutralisieren und den Veränderungsprozess anzustossen.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Aufbau einer HR-Abteilung
Andis* Unternehmen war längere Zeit klein und er konnte die Personalangelegenheiten selbst ausführen oder in Zusammenarbeit mit dem Treuhänder lösen. Dann aber wurde Andi* mit einem rasanten Wachstum konfrontiert und es fehlten Strukturen sowie die nötige fachliche Unterstützung bei HR-Fragen. Dadurch gab es Unruhe, Überforderung und schlussendlich eine höhere Mitarbeiterfluktuation .
Wir von MH Personal & Payroll GmbH haben mit einer unserer Fachspezialistinnen die Rolle als HR Business Partner übernommen. Als externe Anlaufstelle haben wir die nötigen Prozesse im Personalbereich gestaltet und die Führungscrew bei wichtigen Personalentscheiden beraten und begleitet. Ebenfalls ware wir Anlaufstelle für Mitarbeitende und agierten als ganzheitliche Personalabteilung.
Fazit: Auch kleine Unternehmen benötigen aus mehreren wichtigen Gründen eine Unterstützung im HR-Bereich, da das Personalmanagement eine wesentliche Rolle für das Wachstum und den langfristigen Erfolg spielt. Neben rechtlichen Anforderungen ist auch die Mitarbeiterauswahl sowie deren Bindung und Entwicklung von entscheidender Bedeutung. Insgesamt hilft eine HR-Fachperson, das Unternehmen professionell zu führen, Risiken zu minimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit sowie die Leistung zu steigern. Auch kleine Unternehmen profitieren enorm von einer gut organisierten Personalabteilung, um langfristig erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Interims Einsätze
Andis HR-Team war chronisch unterbesetzt. Einerseits waren Abwesenheiten infolge Krankheiten und Mutterschaft aber auch die hohe Fluktuation im Team Gründe dafür. Die Arbeitsbelastung der verbleibenden Teammitglieder war hoch. Die Arbeiten kamen immer mehr in Verzug. Für anstehende Projekte waren keine Ressourcen mehr vorhanden.
Wir von MH Personal & Payroll GmbH sind kurzfristig eingesprungen und haben unterstützt um den Personalengpass in der Personalabteilung von Andis Team zu brechen. Dabei haben wir nicht nur die anfallenden Arbeiten erledigt, sondern auch Prozesse hinterfragt und verbessert. Ausserdem haben wir das Team mit unserem positiven Mindset unterstützt. Nach ein paar Monaten waren das Team und die Prozesse wieder so aufgestellt, dass mit den bestehenden Ressourcen gearbeitet werden konnte.
Fazit: Unterstützung durch Interimseinsätze durch erfahrene Fachkräfte in einem Unternehmen bieten zahlreiche Vorteile, insbesondere für Unternehmen, die spezielle kurzfristige Expertise oder Unterstützung benötigen. Diese Fachspezialisten können schnell in das Unternehmen integriert werden, um dringende oder begrenzte Aufgaben zu übernehmen. Sie bringen die benötigte Expertise genau dann mit, wenn sie gebraucht wird, ohne dass eine langfristige Verpflichtung eingegangen werden muss.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Begleitung RAV/Pensionierung
Einer von Andis* Mitarbeiter wurde immer leistungsschwächer. Lange Zeit hat Andi* versucht den Mitarbeiter zu unterstützen und mitzutragen. Irgendwann wurden die Anforderungen immer komplexer und die aufwändige Unterstützung war für Andi nicht mehr tragbar. Der Mitarbeitende stand zwei Jahre vor der ordentlichen Pensionierung. Ein sauberer Trennungsprozess sowie eine angemessene Unterstützung ohne finanziellen Verlust für den Mitarbeitenden war Andi* wichtig.
Wir von MH Personal & Payroll GmbH unterstützen Andi* nicht nur in der Trennungsphase, sondern den Mitarbeitenden auch bei der Anmeldung beim RAV, bei der Gestaltung und Einreichung von Bewerbungsunterlagen sowie bei der späteren Aufgleisung der ordentlichen Pensionierung und der Berechnung der Differenzzahlung für den Arbeitgeber. Dabei waren wir stets im Dialog mit sämtlichen involvierten Parteien.
Fazit: Die Begleitung durch eine Fachperson bei einer Trennung eines Arbeitsverhältnisses, bietet zahlreiche Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für den betroffenen Mitarbeiter. Diese Expertise sorgt für einen reibungslosen und professionellen Ablauf des Trennungsprozesses ohne, dass eine Partei dabei verliert. Insbesondere bei rechtlichen Anforderungen bei Kündigungsfristen, Abfindungen, Vereinbarungen und im Sozialversicherungsrecht kann ein Zuzug einer Fachperson sinnvoll sein. Ebenfalls bringt eine externe Fachperson eine objektive Perspektive in den Trennungsprozess ein. Insgesamt trägt dies dazu bei, den Trennungsprozess professionell, fair und rechtlich einwandfrei zu gestalten, was sowohl das Wohl des Unternehmens als auch das des Mitarbeiters sicherstellt.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Todesfall im Unternehmen – was tun?
In Andis* Unternehmen ist ein Mitarbeiter durch einen tragischen Unfall ums Leben gekommen. Die gesamte Belegschaft war sehr betroffen und geschockt. Auch Andi*, der sonst sehr abgeklärt ist, war emotional sehr berührt. Dazu kam die Unsicherheit, was in solchen Fällen alles aufgegleist werden muss und wie man als Arbeitgeber korrekt agiert und reagiert
Wir von MH Personal & Payroll GmbH haben Andi* in dieser schweren Situation beraten. Von der emotionalen Unterstützung über die Abwicklung sämtlichen rechtlichen und organisatorischen Schritten haben wir Andi* in dieser schwierigen Zeit begleitet. Dies schaffte bei ihm aber auch bei seinen Mitarbeitenden die nötige Sicherheit.
Fazit: Der Tod eines Mitarbeiters ist ein sehr emotionaler und schwieriger Moment für das Unternehmen. Es gibt zusätzlich eine Reihe wichtiger Schritte, die sowohl organisatorisch als auch rechtlich notwendig sind, um den Vorgang korrekt und respektvoll abzuwickeln. Dabei kann ein Zuzug einer externe Fachperson sehr hilfreich und entlastend sein.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
Schulung Teamleiter (Tobi)
Andis* Führungscrew war oft unsicher, wenn es darum ging die Mitarbeitenden aktiv zu führen. Speziell bei heiklen Personalthemen hatten sie Lücken und es fehlte ihnen an Führungserfahrung.
Wir von MH Personal & Payroll GmbH haben mit den Führungskräften einen Workshop zum Thema Grundlagen der Führung organisiert. Die Themen und Inhalte wurden abgestimmt auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Dabei legten wir speziell Wert auf viele praktische Anwendungen und Beispiele.
Fazit: Die Schulung von Führungskräften im Unternehmen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die sowohl für die Führungskräfte selbst als auch für das gesamte Unternehmen von grosser Bedeutung sind. Solche Schulungen verbessern die Führungskompetenz, steigern die Mitarbeiterzufriedenheit, fördern die Entwicklung der Führungskräfte und reduzieren Konflikte und Missverständnisse.
*Andi steht auch für Monika, Peter und alle Unternehmer in der gleichen Situation.
