Eine Entsendung beginnt lange vor der Abreise

Eine der ersten Fragen lautet: Handelt es sich tatsächlich um eine Entsendung oder entsteht faktisch ein Arbeitsverhältnis im Ausland?
Bei einer klassischen Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis mit dem bisherigen Arbeitgeber grundsätzlich bestehen und der Auslandseinsatz ist zeitlich begrenzt. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten, hängt jedoch unter anderem vom Zielland, der Dauer des Einsatzes, der Staatsangehörigkeit der betroffe-nen Person und der konkreten Ausgestaltung des Einsatzes ab.
Diese Fragen sollten deshalb schon vor der Entsendung ins Ausland gestellt werden:
• Was ist der Zweck der Entsendung?
• Wie lange dauert der Einsatz?
• Welche Funktion und Verantwortung übernimmt die Person im Ausland?
• Wem ist sie während dieser Zeit fachlich und disziplinarisch unterstellt?
• Wer trägt die Kosten?
• Wer bezahlt den Lohn?
• Welche Vergütungen, Zulagen und Spesen gelten?
• Welche arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen sind zu beachten?
• Welche Versicherungen und Bewilligungen werden benötigt?
• Was passiert nach der Rückkehr?

 

Ein Entsendungsvertrag schafft Klarheit

Neben dem bestehenden Arbeitsvertrag empfiehlt sich für den Auslandseinsatz eine klare schriftliche Zu-satzvereinbarung beziehungsweise ein Entsendungsvertrag.
Darin können beispielsweise Funktion und Aufgaben, Einsatzort, Dauer der Entsendung, Vergütung, Zula-gen, Spesen, Unterkunft, Heimreisen, Versicherungen, Ferien sowie die Modalitäten der Rückkehr festge-halten werden. Auch die Frage des anwendbaren Rechts sollte sorgfältig geprüft werden.
Denn selbst wenn das Schweizer Arbeitsverhältnis weitergeführt und Schweizer Recht vereinbart wird, können zwingende arbeitsrechtliche Vorschriften des Gastlandes zur Anwendung kommen. Dazu können beispielsweise Vorgaben zu Arbeitszeiten, Mindestlöhnen, Ferien oder Kündigungsschutz gehören. Ein sauber ausgearbeiteter Entsendungsvertrag verhindert nicht jede spätere Diskussion. Er sorgt jedoch da-für, dass beide Seiten wissen, welche Rahmenbedingungen für den Auslandseinsatz vereinbart wurden.

 

Sozialversicherungsunterstellung

Eine der zentralen Fragen betrifft die Sozialversicherungen. Bei einer zeitlich begrenzten Entsendung kann eine Person unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin dem Schweizer Sozialversicherungssystem un-terstellt bleiben. Ob dies möglich ist und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, hängt insbesondere vom Zielland, der Dauer des Einsatzes, der Staatsangehörigkeit sowie vom anwendbaren Sozialversiche-rungsabkommen ab.
Bei Entsendungen in EU- oder EFTA-Staaten spielt häufig die Entsendungsbescheinigung A1 eine wichtige Rolle. Sie dient als Nachweis darüber, welchem Sozialversicherungssystem die betroffene Person unter-stellt ist. Vor dem Auslandseinsatz sollte deshalb verbindlich geklärt werden wo die Person während der Entsendung sozialversichert ist und welche Nachweise erbracht werden müssen.

 

Steuern

Für die steuerliche Beurteilung können unter anderem der steuerliche Wohnsitz, das Einsatzland, die Auf-enthaltsdauer, die Arbeitgeberstruktur, die wirtschaftliche Zuordnung der Tätigkeit und die Frage relevant sein, wer die Vergütung wirtschaftlich trägt.
Auch für das Unternehmen können durch einen Auslandseinsatz steuerliche Fragen entstehen. Deshalb sollte die steuerliche Situation bei grenzüberschreitenden Einsätzen frühzeitig und individuell geprüft werden sowohl aus Sicht der Mitarbeitenden als auch aus Sicht des Unternehmens.

 

Arbeitsbewilligung

Je nach Zielland, Staatsangehörigkeit, Tätigkeit und Dauer des Einsatzes können Visa, Meldeverfahren so-wie Aufenthalts- oder Arbeitsbewilligungen erforderlich sein. Wichtig ist auch die Abgrenzung zur klassi-schen Geschäftsreise. Eine kurze Aufenthaltsdauer bedeutet nicht automatisch, dass keine arbeits- oder migrationsrechtlichen Anforderungen bestehen.
Wer diese Themen erst wenige Tage vor der Abreise prüft, riskiert Verzögerungen und zusätzliche Kosten oder im ungünstigsten Fall einen Einsatz, der zum geplanten Zeitpunkt gar nicht durchgeführt werden darf.

 

Payroll – International wird die Lohnabrechnung schnell komplex

Auch die Lohnabrechnung kann bei einer Entsendung anspruchsvoller werden.
Möglicherweise müssen Auslandszulagen, Wohnkosten, Reisekosten, Schulgeld, Versicherungen oder an-dere Zusatzleistungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig können im Gastland Melde-, Quellensteuer- oder Abrechnungspflichten entstehen.
Ebenfalls muss die Frage gestellt werden, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche der ent-sandte Mitarbeiter. Gerade hier lohnt sich eine klare Entsendungspolicy. Sie schafft Transparenz und Gleichbehandlung und verhindert, dass bei jedem Auslandseinsatz sämtliche Bedingungen von Grund auf neu ausgehandelt werden müssen.

 

Versicherungsschutz und Fürsorgepflicht nicht vergessen

Was passiert bei Krankheit oder Unfall im Ausland? Besteht ausreichender Kranken- und Unfallversiche-rungsschutz? Sind medizinische Behandlungen im Gastland gedeckt? Was passiert bei einem medizini-schen Notfall oder wenn eine Rückführung in die Schweiz notwendig wird?
Je nach Zielland und Art des Einsatzes können zusätzlich die Sicherheitslage, die Qualität der medizini-schen Versorgung oder ein betriebliches Krisenmanagement relevant werden. Eine professionell vorbereite-te Entsendung berücksichtigt deshalb nicht nur Verträge und Bewilligungen, sondern auch die Fürsorge-pflicht des Arbeitgebers.

 

Der Faktor Mensch

Bei allen rechtlichen und administrativen Fragen wird oft ein Punkt leicht unterschätzt. Eine Entsendung ist auch eine persönliche Veränderung. Eine andere Kultur, ein ungewohntes Arbeitsumfeld und möglicher-weise ein kompletter Wechsel des persönlichen Umfelds können herausfordernd sein.
Zieht die Familie mit, kommen weitere Fragen hinzu. Welche beruflichen Möglichkeiten hat die Partnerin oder der Partner? Wie sieht es mit Schule oder Kinderbetreuung aus? Wie wird die Wohnsituation organisiert? Welche Unterstützung gibt es beim Umzug und beim Einleben vor Ort?
Eine Entsendung kann fachlich hervorragend organisiert sein und trotzdem scheitern, wenn die persönliche Situation der betroffenen Person und ihrer Familie zu wenig berücksichtigt wird.

 

Die Rückkehr beginnt vor der Abreise

Gerade nach längeren Auslandseinsätzen kann die Rückkehr unerwartet anspruchsvoll sein. Wer zwei oder drei Jahre eine verantwortungsvolle internationale Funktion ausgeübt hat und danach keine passende Perspektive im Unternehmen erhält, stellt sich verständlicherweise die Frage nach dem nächsten Karriere-schritt.
Eine erfolgreiche Entsendung endet deshalb nicht am letzten Arbeitstag im Gastland. Sie endet mit einer ge-lungenen Reintegration.