Wenn Berufliches auf dem privaten Handy landet

In Teamchats werden häufig weit mehr Informationen ausgetauscht, als ursprünglich geplant war. Ein Foto von einem Dokument. Eine Information über einen Kunden. Eine interne Entscheidung. Der Einsatzplan für die nächste Woche. Eine Bemerkung über einen Mitarbeitenden. Ein Bild von einer Baustelle, einem Patientenfall oder einem Auftrag. 

Was mit einer harmlosen Nachricht beginnt, kann sich mit der Zeit zu einem umfangreichen Archiv betrieblicher und persönlicher Informationen entwickeln. Und dieses Archiv befindet sich möglicherweise auf privaten Smartphones. Spätestens dann stellt sich die Frage: Wer trägt dafür eigentlich die Verantwortung? 

Persönlichkeitsrechte enden nicht im Teamchat

Besonders wichtig ist ein Punkt, der in der Diskussion um WhatsApp häufig vergessen geht ist der Schutz der Persönlichkeit der Mitarbeitenden. Auch ein Teamchat ist kein rechtsfreier oder führungsfreier Raum. Abwertende Bemerkungen über Kolleginnen oder Kollegen, sexistische Witze, diskriminierende Aussagen, anzügliche Bilder oder Kommentare über Herkunft, Alter, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Religion oder persönliche Eigenschaften können für Betroffene sehr belastend sein. 

Was von einzelnen Personen vielleicht als „Spass unter Kollegen“ verstanden wird, kann für andere verletzend, ausgrenzend oder demütigend sein. Hinzu kommt die Dynamik einer Gruppe. Eine problematische Aussage wird möglicherweise mit Emojis bestätigt, weitergeführt oder von anderen kommentiert. Wer sich unwohl fühlt, sagt häufig nichts, insbesondere dann, wenn Vorgesetzte selbst Mitglied der Gruppe sind oder entsprechende Beiträge dulden. Damit wird aus einem einzelnen unangebrachten Kommentar schnell ein Thema der Unternehmenskultur. 

Verantwortung lässt sich nicht an Mitarbeitende delegieren

Unternehmen können sich nicht einfach darauf zurückziehen, dass Mitarbeitende WhatsApp freiwillig nutzen. Wenn ein Teamchat im Arbeitsalltag akzeptiert, geduldet oder sogar aktiv verwendet wird, wird er faktisch Teil der betrieblichen Kommunikation. Damit entsteht Verantwortung für das Unternehmen. 

Die Geschäftsleitung sollte sich deshalb nicht nur fragen, welche Informationen in einer Gruppe geteilt werden dürfen. Wie gehen wir miteinander um? Wo liegen Grenzen? Was gilt als unangemessen? An wen können sich Mitarbeitende wenden, wenn sie sich durch Nachrichten, Bilder oder Kommentare verletzt oder diskriminiert fühlen? Und wie reagiert das Unternehmen, wenn Grenzen überschritten werden? 

Fehlen solche Regeln, entsteht schnell Unsicherheit. 

Wenn aus einem Chat ein Konflikt wird

Digitale Kommunikation hat ihre eigenen Schwierigkeiten. Ein flapsiger Kommentar ist schnell geschrieben. Ironie wird falsch verstanden. Nachrichten werden ausserhalb des ursprünglichen Zusammenhangs gelesen. Ein Bild oder eine Bemerkung kann weitergeleitet oder als Screenshot gespeichert werden. Gleichzeitig bleiben problematische Aussagen sichtbar. Was früher vielleicht im Pausenraum gesagt und später vergessen wurde, kann heute dauerhaft dokumentiert sein. 

Gerade deshalb sollten Führungskräfte problematische Inhalte in Teamchats nicht ignorieren. Sexistische, diskriminierende oder persönlich verletzende Beiträge sind nicht einfach „Privatsache“, wenn der Chat im Zusammenhang mit der Arbeit steht. Unternehmen tragen Verantwortung für ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende respektvoll behandelt werden und ihre Persönlichkeit geschützt wird. 

Das Problem zeigt sich auch beim Austritt

Besonders sichtbar wird das Risiko, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt. Während ein Firmen-E-Mail-Konto gesperrt oder der Zugang zu internen Systemen aufgehoben werden kann, bleiben WhatsApp-Nachrichten auf einem privaten Smartphone möglicherweise bestehen. Dazu gehören unter Umständen Kundeninformationen, interne Fotos, Kontaktdaten, Absprachen oder persönliche Aussagen über andere Mitarbeitende. Selbst wenn eine Person aus der Gruppe entfernt wird, verschwinden bereits empfangene Inhalte nicht automatisch. Auch deshalb braucht es klare Regeln darüber, was überhaupt in einen Teamchat gehört. 

Klare Regeln schützen Mitarbeitende und Unternehmen

Es braucht dafür keine hundertseitige Weisung. Oft sind wenige, verständliche Grundsätze wirkungsvoller. Sie können beispielsweise festhalten, welche Informationen über Teamchats geteilt werden dürfen, wann berufliche Kommunikation erwartet wird und wann nicht, wie mit Ein- und Austritten umgegangen wird und welche Verhaltensregeln innerhalb einer Gruppe gelten.  

Ebenso wichtig ist ein klarer Umgang mit Grenzüberschreitungen. Mitarbeitende müssen wissen, an wen sie sich wenden können und darauf vertrauen können, dass Hinweise ernst genommen werden. Darum sollten Regeln sollten nicht erst im Konflikt entstehen.

Man muss das Rad nicht neu erfinden

Als externe und neutrale HR-Unterstützung begleiten wir Unternehmen dabei, solche Fragestellungen frühzeitig und sachlich zu klären. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung können praktikable Spielregeln für Teamchats entwickelt werden. Dabei geht es nicht darum, Kommunikation unnötig einzuschränken oder Mitarbeitende zu überwachen. 

Sie helfen Führungskräften, Verantwortung wahrzunehmen, geben Mitarbeitenden Orientierung und schaffen einen klaren Rahmen für Situationen, in denen Grenzen überschritten werden. Eine neutrale externe HR-Stelle kann zudem insbesondere bei sensiblen oder bereits belasteten Situationen hilfreich sein. Mitarbeitende haben eine unabhängige Anlaufstelle, und Unternehmen erhalten Unterstützung dabei, Konflikte professionell und unvoreingenommen einzuordnen.