Ein Mitarbeiter ist mehrfach verspätet zur Arbeit erschienen, ist einem Kunden unfreundlich begegnet oder hat sich nicht an die Firmenregeln gehalten. Führungskräfte kennen solche Situationen. Ein Abmahnung ist unumgänglich. Diese wichtigen Punkte sollten Sie dabei beachten, damit das Gespräch kein Kaffeekränzchen wird und seine Wirkung erzielt:

Ziel und innere Vorbereitung:
Seien Sie sich Ihrem Ziel bewusst und definieren Sie was Sie mit dem Gespräch erreichen wollen. Bereiten Sie sich auf mögliche Reaktionen des Mitarbeiters vor und überlegen Sie wie Sie sich verhalten werden. Überlegen Sie sich auch welche Konsequenzen Sie bereit sind durch zu setzen, sollte Ihr Mitarbeiter keine Verbesserung erzielen. 

Gesprächsablauf:
Finden Sie einen kurzen und sachlichen Einstieg. Vermeiden Sie lange Höflichkeitsfloskeln oder langen Smalltalk und kommen Sie möglichst sachlich auf den Punkt. Zeigen Sie die Situation auf, wiederspiegeln Sie Ihre Gefühle und machen Sie auf die Folgen des Fehlverhalten aufmerksam. Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen. Vermeiden Sie jedoch endlose Diskussionen. Richten Sie anschliessend den Blick in die Zukunft und machen Sie die Konsequenzen deutlich, wenn der Mitarbeiter das Verhalten nicht nachhaltig ändert. Fassen Sie anschliessend den Gesprächsinhalt nochmals kurz zusammen, vereinbaren Sie einen Folgetermin und beenden Sie das Gespräch freundlich aber bestimmt.

Nachbearbeitung und Verbindlichkeit
Erstellen Sie in jedem Fall eine schriftliche Gesprächsnotiz. Hier reichen auch Stichworte. Die Notiz sollte aber sämtliche besprochene Punkte und angedrohte Konsequenzen enthalten. Lassen Sie das Dokument vom Mitarbeiter gegenzeichnen.